De Vrije Baptistengemeente De Ark in Goor, hierna te noemen De Ark, is een kerkelijke gemeenschap en verwerkt persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met de geldende wetgeving. Wij vinden uw privacy erg belangrijk en gaan zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend door of namens ons gebruikt en worden niet aan derden ter beschikking gesteld. In ons privacybeleid staat precies wat u van ons kunt verwachten, aan welke regels we ons houden en wat uw rechten zijn (als De Ark persoonsgegevens van u verwerkt).

Privacybeleid


1.         Toepasselijkheid

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van:

  • De door leden en gastleden verstrekte persoonlijke informatie.
  • Data verkregen naar aanleiding van uw bezoek, aan -en gebruik van onze website, welke met uw toestemming aan ons zijn verstrekt.
  • Data verkregen naar aanleiding van het invullen van machtigings- en aanmeldingsformulieren.

2.         Verwerking van uw gegevens

De Ark houdt een offline ledenadministratie bij, waarin ook persoonsgegevens van gezinsleden kunnen worden vastgelegd. Hierin worden ook geregistreerde gastleden opgenomen. Relaties zijn personen die deelnemen aan door De Ark georganiseerde activiteiten of cursussen.

Wij leggen de volgende gegevens vast in het ledeninformatiesysteem: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, eventuele gezinsrelaties, huwelijksdatum en -plaats, doopdatum en -plaats.

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer:

  • u lid of gastlid bent geworden van De Ark,
  • u hebt aangegeven dat uw minderjarige kinderen ook in de administratie opgenomen mogen worden,
  • u als u zitting neemt in de raad als diaken of oudste.

Het kan zijn dat De Ark de volgende gegevens vast legt wanneer u als (gast)lid of relatie deelneemt aan activiteiten of cursussen van De Ark: naam, adres, woonplaats, IBAN (wanneer een bijdrage wordt gevraagd), bijzondere persoonlijke gegevens voor zover van toepassing. Als dit nodig is wordt dit duidelijk vooraf gecommuniceerd.

Het verzamelen van persoonsgegevens gebeurt wanneer:

  • U zich aanmeldt voor de betreffende activiteit/cursus.

Geen van bovenstaande gegevens wordt aan derden verstrekt (bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden).

Als u zitting neemt in de raad als diaken of oudste worden de volgende persoonsgegevens verzameld en doorgegeven aan de Kamer van Koophandel (KvK): naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum. De reden hiervoor is dat De Ark een stichting betreft en hierbij geldt dat bestuursleden bekend dienen te zijn bij de KvK.


3.         Beeld- en geluidsopnamen

De verkondiging (preek) en speciale diensten (bv. doop-, rouw- en trouwdiensten) worden opgenomen op geluids- en/of beelddrager.

Verkondigingen kunnen via onze website (mediaplayer) teruggeluisterd worden. Verkondigingen zijn maximaal 1 week terug te luisteren via het openbare gedeelte van de website.

Geluidsopnamen van bijzondere diensten worden niet op de openbare website geplaatst maar enkel in het beveiligde deel van de website. Van bijzondere diensten zoals doop- en trouwdiensten alsmede gemeentelijke activiteiten (bv. startzondag, actiedag, benefietconcert) worden ook beeldopnamen gemaakt (foto en/of film). Een aantal (5 max. 10) van de foto’s wordt op de openbare website geplaatst met als doel bezoekers een beeld te geven van de gemeente. Het totale aanbod aan gemaakt foto’s wordt in het beveiligde gedeelte van de website opgeslagen net als het filmmateriaal.

Van doop-, trouw- of rouwdiensten worden alleen opnamen (geluid en/of beeld) gemaakt en gepubliceerd in het beveiligd deel van de website als de betrokkenen hiervoor vooraf toestemming hebben gegeven.


4.         Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen

U kunt op elk moment inzage vragen in de gegevens die wij over u hebben vastgelegd of deze laten wijzigen of verwijderen. Dit geldt ook voor de beeld- en geluidsopnamen als genoemd bij punt 3 (m.b.t. foto’s kan ook worden verzocht om uzelf of bv. kinderen onherkenbaar te laten maken). U kunt dit net als uw wijzigingen doorgeven aan de administratie van De Ark door een e-mail te sturen ledenadministratie@vbg-goor.nl.

De Ark is verplicht om een bewijs van identiteit te vragen voordat wij u informatie mogen verstrekken over uw persoonlijke gegevens in onze administratie. U kunt ook een verzoek indienen per brief, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs, gericht aan de Secretaris van De Ark, naar het onderaan deze pagina vermeld adres.


5.         Hoe lang bewaart De Ark uw persoonsgegevens?

De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo worden bepaalde persoonsgegevens (zoals naam en adres van leden, vrienden, donateurs en andere giftgevers) die voor wettelijke doeleinden worden verwerkt, bewaard volgens de wettelijke eisen. Indien uw persoonsgegevens niet meer voor het doel relevant zijn waarvoor ze zijn verstrekt, worden deze verwijderd.


6.         Wat wordt vastgelegd bij het bezoek aan onze website?

Alleen als een bezoeker reacties achterlaat op de website, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spamopsporing te helpen.


7.         E-mail

Wanneer u als lid uw e-mailadres aan De Ark hebt verstrekt, wordt u per e-mail op de hoogte gehouden van actuele informatie van onze gemeente. Uw e-mailadres wordt niet aan derden verstrekt.


8.         Afmelden e-mailnieuwsbrieven

Wilt u geen berichten van ons ontvangen? Dan kunt u zich op elk moment afmelden bij de administratie van De Ark zoals benoemd bij punt 4.


9.         Contact met leden, relaties, bezoekers

De Ark informeert haar leden wekelijks via de mail en twee maandelijks via het gemeenteblad “Gemeenteleven”. Er kan een ledenlijst uitgegeven worden met daarin een pasfoto, de NAW-gegevens, emailadres, telefoonnummer (vast en mobiel) en geboortedata, te weten het adressenboek. Deze wordt zowel in geprinte uitgave aan leden en gastleden beschikbaar gesteld als op de website in het met een persoonlijk wachtwoord beveiligde deel van de website; mijnVBG (zie punt 11). (gast)leden worden vooraf gevraagd welke gegevens in de ledenlijst mogen worden opgenomen.


10.       Bezoek aan onze website

De Ark gebruikt op haar website geen cookies. Uw gegevens worden niet met derden uitgewisseld.


11.       Beveiligde deel website; mijnVBG

Een gedeelte van de website is alleen voor geregistreerde leden en gastleden via een wachtwoord benaderbaar. Leden en gastleden kunnen zich online via een registratieformulier hiervoor aanmelden. De registraties worden handmatig door de secretaris beoordeeld en na goedkeuring ontvangen zij toegang middels een eigen bedachte inlognaam en wachtwoord. Deze zijn na inloggen door hen zelf aan te passen.

Tijdens de registratie worden de NAW gegevens, telefoonnummer en emailadres gevraagd. Deze kunnen na inloggen ook door de leden en gastleden zelf worden aangepast.

Indien het lidmaatschap wordt opgezegd worden de persoonlijkegegevens definitief verwijderd en is toegang tot het beveiligde deel niet meer mogelijk.

In het beveiligde deel zijn de volgende onderwerpen opgeslagen. Hiervoor wordt m.u.v. de adressenlijst gebruik gemaakt van een cloudopslagdienst (STACK):

  • Adressenlijst (zie punt 9)
  • Toesprakenarchief
  • Foto’s en filmmateriaal van eventementen, bijondere diensten en acties
  • Dienstenplanning (naam spreker, zangleider, raadslid die de mededelingen verzorgd)

STACK wordt eveneens beveiligd met een wachtwoord en is niet door derden te benaderen. De bestanden op STACK worden opgeslagen in Nederland en beveiligd met een 256-bit AES sleutel op hun eigen platform.


12.       Beveiliging

De Ark heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies of elke vorm van onwettige verwerking. Op deze manier zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daar vanuit hun functie toe bevoegd zijn en dat we de persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee verenigbare doeleinden.

De ledenadministratie software en daarin opgenomen database is beveiligd met een wachtwoord die alleen bij de secretaris en pastoraal medewerker bekend zijn en staat lokaal op een computer van de secretaris (backup systeem) en van de pastoraal medewerker (hoofdsysteem). Beide computers zijn voorzien van firewalls en actuele antivirussoftware. De computers en dus ook de ledenadministratie zijn niet door derden te benaderen. De pastoraal medewerker zorgt voor de actualisatie en zorgt tevens voor het periodiek synchroniseren van de database van de secretaris zodat beiden actueel zijn. 


13.       Vragen over privacybeleid

De Ark behoudt zich het recht het privacybeleid te wijzigen. Als dit wordt gedaan worden (gast)leden hierover geïnformeerd. Vragen (bijvoorbeeld om inzage), opmerkingen en klachten m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens kunt u e-mailen naar ledenadministratie@vbg-goor.nl. U kunt ook contact opnemen met de Sercretaris van De Ark via secretaris@vbg-goor.nl of per post op het onderaan deze pagina vermelde adres.


 

 

Privacybeleid Vrije Baptistengemeente De Ark in Goor. Versie: 1.0